این آئین نامه نخستین بار در جلسه هیات رئیسه دانشگاه مورخ 1391/12/22 تصویب شد. ویرایش دوم این آئین نامه پس از تایید توسط شورای دانشگاه در تاریخ 1402/12/20، طی نامه شماره 16262/ 1403 جهت اجرا به کتابخانه مرکزی ابلاغ شد 
تعاریف
عضویت: ارائه مدارک مورد نیاز جهت ثبت نام در نرم افزار جامع کتابخانه برای استفاده از کتابخانه
- اعضا هیات علمی: کلیه اعضاء هیات علمی تمام وقت و پاره وقت دانشگاه و یا همتراز هیات علمی
- دانشجویان تحصیلات تکمیلی: دانشجویان شاغل به تحصیل در یکی از مقاطع کارشناسی ارشد، دکتری تخصصی و دستیاری
- کارکنان: کلیه پرسنل رسمی، پیمانی، طرح نیروی انسانی و قراردادی شاغل در دانشگاه علوم پزشکی استان سمنان
- عضو آزاد: این اعضا شامل سه گروه زیر هستند:
- محققین و پژوهشگران غیر وابسته: پژوهشگرانی که در استخدام دانشگاه علوم پزشکی سمنان نیستند ولی در حال انجام پروژه تحقیقاتی و یا فعالیتهای آموزشی با دانشگاه هستند.
- افرادی که از طریق عقد تفاهمنامه با دانشگاه حق استفاده از کتابخانه را دارند. ( چنانچه هر یک از شرکتها، موسسات، سازمانها، نهادهای دولتی و غیردولتی دانشگاه های آزاد، غیرانتفاعی و سایر مراکز آموزش عالی(به صورت حقیقی و حقوقی) تمایل به استفاده از خدمات کتابخانه ای هریک از کتابخانه های دانشگاه را داشته باشند، میبایست درخواست خود را کتبا" به حوزه معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه ارسال نمایند تا در صورت موافقت آن معاونت و انعقاد تفاهمنامه، افراد معرفی شده توسط آن مراکز به عنوان اعضاء آزاد منظور گردند. )
- اعضا هیات علمی بازنشسته دانشگاه
نحوه عضویت در کتابخانه
عضویت دانشجو، علمی و پرسنل(درون سازمان)
روشهای ارسال درخواست عضویت: جهت عضویت در کتابخانه مرکزی و تابعه، با روشهای زیر می توان فرم درخواست را دریافت و تکمیل نمود:
- دریافت و تکمیل فرم ثبت نام به صورت حضوری درهر یک از کتابخانه های دانشگاه به همراه ارائه یک قطعه عکس
- دانلود فرم ثبت نام در کتابخانه از وب سایت کتابخانه مرکزی: پس از پرکردن فرم ثبت نام، ارسال به ایمیل کتابخانه به همراه فایل عکس اسکن شده و یا ارائه حضوری به کتابخانه
- ثبت نام به صورت آنلاین با مراجعه به سایت کتابخانه مرکزی و ورود به صفحه نرم افزار کتابخانه (جستجو در کتابخانه (آذرسا) )
عضویت اعضا آزاد
- مراجعه حضوری و با ارائه معرفی نامه از کتابخانه مبداء و ارائه کارت دانشجویی/کارت شناسایی معتبر و یک قطعه عکس
* راهنمای ثبت نام در سایت کتابخانه مرکزی در سربرگ "راهنماها" قرار دارد.
* فرم ثبت نام اعضا هیات علمی و پرسنل با "پیوست 3 "، فرم دانشجویان با " پیوست 4"، اعضای آزاد با "پیوست 5"، و" فرم دانشجویان بین الملل با " پیوست 6 " از هم تفکیک شده اند.
اعضا کتابخانه
افرادی می توانند از خدمات کتابخانه های دانشگاه استفاده نمایند که یکی از شرایط زیر را دارا باشند:
- اعضاء هیات علمی دانشگاه
اعضاء هیات علمی دانشگاه پس از عضویت در یکی از کتابخانه های دانشگاه، میتوانند از خدمات کتابخانه ای تمامی کتابخانه های دانشگاه برخوردار شوند.
- دانشجویان دانشگاه
تمامی دانشجویان دانشگاه (اعم از دستیاران، تحصیلات تکمیلی و غیره ...) پس از عضویت در یکی از کتابخانه های دانشگاه، از خدمات کلیه کتابخانه های تابعه استفاده نمایند.
تبصره: درمورد دانشجویان مهمان با ارائه کارت دانشجویی موقت کارت عضویت آنها فعال خواهد شد.
- کارمندان دانشگاه
تمامی کارمندان دانشگاه پس از عضویت در یکی از کتابخانه ها، حق استفاده از کلیه ی کتابخانه های دانشگاه را دارند.
- اعضای آزاد
- محققین و پژوهشگران غیروابسته به دانشگاه و مدرسین مدعو می توانند با مراجعه حضوری و ارائه معرفینامه از معاونت تحقیقات و فناوری و یا معاونت آموزشی دانشگاه به کتابخانه مرکزی مبنی بر انجام طرح تحقیقاتی و یا تدریس در این دانشگاه، به عنوان عضو آزاد ازخدمات کتابخانه ای استفاده نمایند.
- افرادی که از طریق عقد تفاهمنامه با دانشگاه به عنوان عضو آزاد هستند، با مراجعه حضوری و عضویت در کتابخانه مرکزی می توانند طبق تفاهم نامه از خدمات کتابخانه ای استفاده نمایند.
- اعضاء هیئت علمی پس از فراغت از کار، میتوانند با مراجعه حضوری به کتابخانه مرکزی و ارائه معرفینامه توسط یکی از اعضای هیئت علمی شاغل به کار با عنوان عضو آزاد از خدمات کتابخانه ای استفاده نمایند.
اعتبار و مدت عضویت:
- مدت اعتبار عضویت کتابخانه برای اعضاء هیات علمی تا پایان مدت خدمت خواهد بود.
- اعضاء هیات علمی بازنشسته پس از فراغت کار میتوانند تا 5 سال از خدمات کتابخانه استفاده نمایند.
تبصره: چنانچه فرد معرف هیات علمی بازنشسته، خود نیز بازنشسته گردد، عضویت فرد از درجه اعتبار ساقط می گردد.
- مدت اعتبار عضویت کتابخانه دانشگاه برای دانشجویان برابر با مدت اعتبار کارت دانشجویی آنها خواهد بود.
- مدت عضویت اعضاء آزاد تا پایان مدت اعتبار مقرر شده در تفاهم نامه و یا مدت همکاری آنها با دانشگاه در قالب طرحهای تحقیقاتی و یا تدریس میباشد که این مدت در معرفینامه آنها که از معاونت مربوطه صادر میشود قید خواهد شد.