این آئین نامه نخستین بار در جلسه هیات رئیسه دانشگاه مورخ 1391/12/22 تصویب شد. ویرایش دوم این آئین نامه پس از تایید توسط شورای دانشگاه در تاریخ 1402/12/20، طی نامه شماره 16262/ 1403 جهت اجرا به کتابخانه مرکزی ابلاغ شد 
مقدمه
وجین در علم کتابداری به تصفیه و پالایش مجموعه کتابخانه ازمواد اطلاعاتی بی استفاده و یا از رده خارج و یا موادی که بندرت از آنها استفاده میشود تعبیر شده است. ارزشیابی منابع موجود در کتابخانه و به تبع آن کنار گذاشتن منابعی که به دلایل منطقی باید از مجموعه کتابخانه ها خارج شوند یکی از وجوه اساسی مدیریت این مجموعه است و باید به طور ثابت، دائمی و منظم انجام گیرد. از اینرو عمل وجین منابع در کتابخانه ها امری ضروری است. برای وجین کردن مشکلاتی چون کمبود وقت، پرسنل و یا امکان انتخاب غلط درمورد حذف منابع وجود دارد. به همین منظور آئین نامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانه های تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی سمنان تدوین یافته است تا با تلاش همکاران کتابدار در کتابخانه های تحت پوشش به لحاظ محتوای اطلاعاتی، شاهد مجموعه هایی پویاتر و جذابتر برای جامعه دانشگاهی باشیم .
تعاریف آئین نامه
وجین: عمل حذف کردن نسخه های زائد کتابها و موادی است که قدیمی شده و به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند.
رف خوانی: بررسی و مطابقت کتابها با موجودی کتابخانه )از طریق نرم افزار کتابخانه)
ویرایش: اگرنویسنده اصلی و یا شخص دیگری در متن منابع تغییراتی بدهد و منبع به چاپ برسد ویرایش نامیده میشود (حتی اگر درقطع، صحافی، تصاویر و... کتاب نیز تغییراتی داده شود ویرایش جدید تلقی می گردد).
اهداف وجین منابع کتابخانه
- ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع جدید
- سهولت دسترسی به منابع اطلاعاتی جدید
- پویا و زنده نگهداشتن مجموعه کتابخانه
- حذف منابع مستعمل و غیرقابل استفاده
مراحل انجام وجین
- وجین دوره ای: به طور میانگین (ماهانه) منابعی که غیر قابل استفاده می باشند از مخزن خارج و بعد از حذف در نرم افزار کتابخانه وجین می شوند.
- وجین سالیانه: در صورت نیاز بنا به تشخیص رئیس یا مسئول کتابخانه با هماهنگی مقام مسئول انجام شود.
رفخوانی :
قبل ازشروع عملیات وجین ابتدا عمل رفخوانی کتابخانه مربوطه انجام میشود. از این رو تمامی منابع مجموعه از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی میشود. این کار توسط کتابداران کتابخانه مربوط صورت میگیرد.
* تبصره 1: شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رفخوانی غیرممکن و ممنوع است.
*تبصره 2: جهت این امرکتابخانه ها به تشخیص سرپرست کتابخانه می توانند وظایف سرویس دهی و خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب تعطیل نمایند تا با دقت بیشتری مراحل فوق انجام شود.
*تبصره 3: کتابخانه های تحت پوشش برای انجام عمل وجین کتابها می بایستی زمان و وقت مناسب و خاصی را برای دقت بیشتر در وجین منابع انتخاب نمایند. بهترین مقطع زمانی تعطیلات بین دو ترم تحصیلی، تابستان و یا هفته های پایانی سال پیشنهاد می گردد.
*تبصره 4: کتابداران می بایست مشخصات کتب مفقودی را طبق فرم وجین (پیوست8) تنظیم نموده و به رئیس مرکز خود ارسال نمایند تا اقدامات مناسب با هماهنگی جمعدار اموال صورت گیرد.
تبصره 5: کتابهای وجین شده به انبار کتابخانه منتقل می شوند تا مطابق قوانین مربوطه، تعیین تکلیف گردند.
ارزیابی مجموعه :
قبل از انجام وجین، تمامی کتب موجود در کتابخانه از نظر سال چاپ و ویرایش مورد بررسی قرار می گیرند. چنانچه ویرایش و یا چاپ جدیدی از کتاب به تعداد کافی موجود باشد ویرایش های قبلی مورد استفاده قرار می گیرد.
معیارها و ضوابط وجین :
کتابداران میتوانند طبق مقررات به شرح زیر منابع مجموعه کتابخانه خود را وجین نمایند.
- کتبی که 10 سال از تاریخ انتشار آنها گذشته باشد و از نظر گروه های آموزشی و همچنین وضع ظاهری، میزان استفاده و یا محتوا از اعتبار علمی لازم برخوردار نباشند، وجین میشوند .مگر اینکه کتابدار تشخیص دهد به دلایلی مانند عدم چاپ مجدد و موجود نبودن در بازار امکان تهیه نسخه جدید وجود ندارد.
- نسخه های تکراری و فراوان از یک عنوان و یک ویرایش را که به تشخیص کتابدار از اهمیت و استفاده آن کاسته شده است را میتوان به یک یا چند نسخه محدود تقلیل داد.
*تبصره: کتابداران میتوانند درصورت نیاز، تعدادی از ویرایش قدیمیتر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و در کنار ویرایشهای جدید حفظ نمایند.
- کتب پراستفاده که امکان تهیه ویرایش جدید آنها به هر دلیلی فراهم نباشد تا زمان خریداری باید در کتابخانه نگهداری شوند و وجین آنها ممنوع می باشد.
- کتبی که در طی 5 سال گذشته استفاده کننده ای نداشته اند بنا به نظر کتابداران می توانند وجین گردند.
*تبصره: یک نسخه از ویرایش های قدیمی در مجموعه نگهداری می شود.
اقدامات بعد از وجین :
- کتابداران موظفند پس از وجین، محل نگهداری کتابهای از رده خارج شده را از مجموعه خود در نرم افزار جامع کتابخانه به بانک وجین منتقل نمایند.
- کتابخانه مرکزی و سایر کتابخانه های تابعه موظفند کلیه کتب وجین شده را پس از هماهنگی با معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه ابتدا به مدت یک ماه جهت اهدا رایگان در معرض دید اعضا قرار داده و پس از پرکردن فرم اهدا کتاب (پیوست 9) کتب را دراختیار درخواست کنندگان قرار داده و فرم را جهت بایگانی به جمعدار اموال تحویل دهند. در مورد کتب باقی مانده، پس از هماهنگی با جمعدار اموال و هماهنگی اداره حراست دانشگاه نسبت به فروش آنها اقدام نمایند.
- درآمد حاصل از فروش کتب وجینی، می بایست صرف خرید کتاب یا تجهیزات برای کتابخانه ها گردد.
- لیست منابع وجین شده باید در اختیار امین اموال مجموعه تشکیلاتی مرتبط قرار گیرد تا از لیست اموال کتابخانه و تعهد کتابداران خارج شود .